På många företag är orderflödet fortfarande beroende av manuella moment. Kundorder skickas som PDF-bilagor via e-post, öppnas, tolkas och registreras manuellt i affärssystemet. Det är ett arbetssätt som länge varit tillräckligt, men i takt med ökade volymer, högre krav på precision och snabbare flöden blir det allt tydligare var begränsningarna finns.
För att möta detta behov har PipeChain utvecklat en lösning som med hjälp av AI kan tolka och automatisera PDF-baserade orderflöden, utan att kräva förändringar från kundens sida.
PDF-formatet är i grunden skapat för människor, inte för system. Informationen presenteras visuellt snarare än strukturerat, vilket gör att varje dokument behöver tolkas i sitt sammanhang. Även när innehållet är detsamma kan layout, struktur och benämningar skilja sig åt.
Det leder till att informationen inte kan användas direkt i affärssystem, att manuella moment krävs för att komma vidare och att risken för fel ökar. Det är ofta här flödet stannar upp, trots att datan redan finns. Ett vanligt hinder i arbetet med att digitalisera orderflöden är beroendet av kundens tekniska mognad. Trots behovet av effektivisering har inte alla kunder möjlighet, eller incitament, att implementera EDI eller andra integrationslösningar.
Så hur driver man automatisering utan att skapa friktion i affären?
I stället för att förändra kundens beteende används befintliga flöden som de är. Ordern skickas via e-post, men tolkas automatiskt med hjälp av AI, struktureras och förs in i affärssystemet utan manuell hantering. Det är ett sätt att möjliggöra automatisering utan att göra det mer komplicerat att vara kund. Ledtider kortas, kvaliteten ökar och organisationen får möjlighet att arbeta mer proaktivt. Organisationen kan i stället fokusera på relation, service och mer värdeskapande arbete.
Traditionell EDI fungerar utmärkt för era största partners, men lämnar ofta majoriteten av era kunder utanför. Det är här den administrativa bördan växer. Vår PDF-lösning är designad för att fånga upp de kunder som inte är redo för full integration, men som ni ändå vill hantera digitalt, genom automatisering av hela "den långa svansen".
Det handlar inte bara om att läsa av text. Utmaningen ligger i att göra informationen användbar. Att förstå innehållet, hantera variationer i hur dokument är uppbyggda och omvandla det till data som kan användas direkt i verksamheten. Med AI kan denna tolkning ske automatiskt, även när dokument skiljer sig åt i struktur och layout. När det väl fungerar försvinner det manuella mellansteget. Inkommande PDF-dokument kan då automatiskt bli till färdiga order i affärssystemet, utan att någon behöver agera däremellan.
Det är i den förändringen som det verkliga värdet uppstår.
Vill du veta mer? Kontakta oss på info@pipechain.com
Om du är intresserad av att lära dig mer om hur du skapar en kraftfull, sammankopplad supply chain, finns våra senaste insikter här.
För att hjälpa dig att få en djupare och bättre förståelse för våra lösningar och din supply chain har vi tagit fram ett antal detaljerade tech papers om olika ämnen.
